近年来，档案数字化工作在党政机关推进较快，在发挥积极作用的同时，也暴露出管理上的安全风险隐患。保密行政管理部门在案件查处工作中发现，部分机关单位在档案数字化工作中违反保密法律法规规定操作，导致失泄密案件时有发生。
案例解读：常见的失泄密环节
档案数字化工作按流程可以分为生成、流转、存储、利用4个环节，其中存在很多共性的失泄密隐患。
01 生成环节：违规外包扫描
2014年10月，有关部门检查发现，某部档案管理系统服务器上存有大量涉密文件扫描件，档案室1台连接互联网的计算机存有该部涉密档案扫描文件。
经查，2014年4月，承担该部档案数字化工作的甲公司工作人员何某，因担心以前由乙公司（在甲公司之前接受委托负责该部档案数字化工作）扫描整理的有关文件扫描件在新程序下读取遇到问题导致数据损坏，便私自将全部原始数据备份保存在了档案服务器的D盘上，准备运行正常后删除。
2014年4月档案管理软件系统升级后，系统中的图片文件命名需重新进行统一后才能正常使用，何某在帮助修改涉密扫描件文件名时，违规在连接互联网计算机上操作，且修改完成后忘记及时删除，导致泄密。
案件发生后，有关单位对何某予以辞退，甲公司项目负责人王某调离数字化项目组，职务降为副职，扣发3个月奖金；对该部保密办主任某通报批评，并取消当年评优资格。
02 流转环节：资料流转不登记
2016年8月，有关部门在工作中发现，1份标注“机密”的文件资料在某微信群中传播。
经查，发布者系某省档案局服务人员孙某，该局在当年的档案数字化工作中，在对原始纸质档案资料进行拆封扫描的过程中，因现场工作人员的疏忽，未对档案的复原逐项检查，导致涉案文件落在数字化现场。孙某清理卫生时发现涉案文件内容与其儿子工作有关，遂将其拍成图片格式，发在家庭微信群中，造成泄密。
案件发生后，有关部门对孙某作出辞退处理，给予该档案局数字化工作负责人高某党内严重警告处分。
03 存储环节：存储载体丢失
2015年12月，某市档案局工作人员在工作中发现，在对相关档案资料进行现场数字化工作结束后，存储档案数据的1个移动硬盘下落不明，随即向上级档案局和该市国家保密局报告。
经该省国家保密局对硬盘内的备份数据进行密级鉴定，硬盘存储的档案资料中包括1份机密级、1份秘密级国家秘密。
案件发生后，有关部门对该档案局数字化加工场所现场负责人胡某、李某作出辞退处理，并在单位内部开展保密整改。
04 利用环节：违规复制扩散
2002年12月，有关部门监控发现，两份秘密级档案资料通过互联网电子邮件被传递。
经查，发件人系某州档案局职工李某，其好友印某和刀某以要写论文为由，向李某索要有关方面的档案资料。李某利用职务之便，在档案局系统中找到7份相关档案资料（其中包括2份秘密级国家秘密），并擅自导出至非涉密电脑，通过互联网电子邮箱传递给印某，随后印某转发给刀某，造成泄密。
案件发生后，有关部门给予李某留党察看一年、行政记大过处分。
档案数字化反映的问题
01 工作人员缺乏“两识”
档案数字化工作人员缺乏基本的保密意识和常识，也未按要求对相关人员进行保密教育和提醒。甚至有的档案部门工作人员错误地以为电子版的档案资料可以随便复制、共享使用，便“监守自盗”，造成国家秘密知悉范围扩大，最终导致泄密。
02 外包监管严重缺位
档案数字化工作一般外包给专业公司进行，当起了“甩手掌柜”，既不规定数字化工作的场所，也不派专人或采取安装摄像头等技术手段对数字化过程进行全程监管，甚至对相关的数字化设备也不进行安全检查，使国家秘密处于危险境地，随时可能失控，自认为“高枕无忧”，实则“危机四伏”。
03 成果流转“予取予求”
档案数字化过程中对于原始档案的管理，出库和入库、拆封和复原等环节没有交接手续，也不逐卷核对是否一一对应，不仅会给“有心之人”提供可乘之机，也不利于数字化效率的提升。
要加强对档案数字化工作人员的安全保密教育和技能培训，结合生动的案例开展教育培训，确保相关工作人员树立强烈的保密意识，掌握基本的保密常识。此外，涉及涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行，加工场所要安装监控设备，并派专人全程监管。
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